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        檔案管理    

      燕山大學學生檔案管理辦法(試行)

      2013年12月06日 14:36  

      為了做好學生檔案管理工作,使我校學生檔案管理更加規范化、制度化、科學化,依據《中華人民共和國檔案法》、教育部《高等學校檔案管理辦法》等法律、法規,結合河北省和我校具體情況,特制定本辦法。

      第一章

      第一條 學生檔案管理工作要本著為培養人才服務,為經濟建設服務,為人事工作服務的原則,堅持維護真實性和完整性的工作方針,實行統一管理,嚴密保管的辦法。

      第二條 學生檔案管理工作按照學校統一領導、學院分級管理的原則實行。

      第三條 學院負責管理國家計劃招收的本、??疲ê呗殻┘把芯可鷻n案,學生工作處對學院的學生檔案工作實行監督和指導。

      第四條 學生檔案日常管理在學生所在學院,由各學院分管學生工作的黨委書記或副書記負責,并安排相應工作人員按照《中華人民共和國檔案法》的有關規定做好檔案管理工作,要求做到安全、保密、系統、完備。特殊情況需查閱、使用檔案,要嚴格辦理傳遞、查閱登記手續。

      第二章歸檔的內容

      第五條 學生檔案材料的收集工作直接關系到人事檔案的完整性和學生的切身利益。為了適應國家人事工作的需要,學生檔案除招生錄取時已有的原始檔案材料外,在校期間學生檔案應不斷充實以下內容:

      本、??茖W生:

      1、 招生錄取材料。

      2、 學生登記表。

      3、 學生誠信檔案登記表、誠信承諾書。

      4、 學生婚育相關材料登記表。

      5、 學生在校期間獲得國家級、省部級和校級等各類獎勵、表彰所形 成的材料及審批表。

      6、 學生在校期間擔任學生干部任職履歷表。

      7、 學校、學生工作部(處)、團委、教務處、保衛處提供的學生在校期間違反校規、校紀,觸犯國家法律形成的材料及處理意見。

      8、 學生在校期間的學年考評表。

      9、 學生加入中國共產黨、共青團或其他政治團體的材料。

      10、 校醫院提供的入學和畢業體檢表。

      11、 教務處提供的畢業生歷年學業成績表、學位證書認定表。

      12、 《普通高等學校畢業生登記表》。

      13、 全國普通高等學校本??飘厴I生就業通知書。

      14、 大學生身體素質達標成績卡。

      15、 需要歸檔的其他材料。

      研究生:

      1、 研究生錄取材料。

      2、 研究生入學體檢表。

      3、 學生加入中國共產黨、共青團或其他政治團體的材料。

      4、 研究生學位論文答辯、學位評定材料。

      5、 畢業研究生登記表。

      6、 全國畢業研究生就業通知書。

      7、 需要歸檔的其他材料。

      第三章歸檔要求

      第六條 入檔材料必須是辦理完畢的正式材料,相關職能部門在轉交入檔材料時,必須要有嚴格的轉交手續。

      第七條 檔案材料必須完整、真實,文字清晰,對象明確。

      第八條 手續必須完備。凡材料規定由組織審查蓋章的,必須加蓋公章;個人文字材料必須有本人簽字。

      第九條 裝入學生檔案的各類材料只能用碳素墨水或藍黑墨水書寫。

      第四章檔案的查閱

      第十條 各學院黨委書記、副書記、輔導員、班主任,可查閱本學院的學生檔案,并按查閱規定予以登記,其他人未經批準不得查閱學生檔案。確因工作需要對學生檔案進行查閱的,在本學院內查閱必須報請黨委書記批準,跨學院查閱必須報請學生工作處審批。

      公安、法院、檢察機關、學生考取公務員的單位等相關人員須查閱學生檔案的,必須提交所在單位介紹信,由學生工作處審批后才可查閱。

      查閱學生檔案只能在學生檔案存放單位指定房間內進行。

      第十一條 學生個人不得查閱本人或他人檔案。

      第五章檔案的轉遞

      第十二條 學生畢業、轉學、退學,檔案管理部門應及時按程序將檔案轉給新的主管單位。

      第十三條 學生檔案原則上應通過機要轉遞,也可由接收單位派專人領取,必要時可派專人送達。學生檔案原則上不允許由本人自帶。

      第十四條 轉出轉入的學生檔案材料必須完整齊全,并按規定認真整理。

      第十五條 轉出的學生檔案,要認真填寫《檔案傳遞通知單》,對轉入的學生檔案,經校對無誤后,要及時將回執簽名蓋章后寄回。

      第十六條 轉遞的要求

      1、 由各省、市、自治區招生辦公室轉遞到我校招生工作處的本科新生檔案由招生工作處將檔案轉交到各學院學生科(團委)相應工作人員;研究生新生憑調檔函將本人檔案由其本科畢業學?;蛟瓎挝恢苯愚D遞到各學院學生科(團委),由相應工作人員接收。

      2、 當年本科新生入學報到兩周后,由各學院相應檔案管理人員把無故未報到新生的檔案(標明生源所在地)報送招生工作處,由招生工作處匯總后通過學校黨委辦公室以機要文件方式退回生源所在省、市、自治區招生辦公室;當年研究生新生入學報到兩周后,由各學院相應檔案管理人員把無故未報到新生的檔案(標明其本科畢業學?;蛟瓎挝幻Q)報送招生工作處,由招生工作處按招生錄取政策統一保管兩年后,通過學校黨委辦公室以機要文件方式退回其本科畢業學?;蛟瓎挝?。

      3、 因休學、服兵役、出國等原因保留學籍的學生,在辦完相關手續后,其檔案可暫存在學校原所屬學院至規定恢復學籍時,保管期滿學院交由學生工作處學生管理科以機要文件方式轉回生源地教育管理部門或家庭所在地人事主管部門。

      4、 因退學、取消學籍、出國離校未保留學籍的學生,在辦完相關手續后,其檔案由學院交由學生工作處以機要文件方式轉回生源地教育管理部門或家庭所在地人事主管部門。

      5、 每年應屆畢業生檔案由各學院完備手續后,按要求轉遞到校外單位的,學院將檔案按轉遞機要文件手續要求登記后,交由學生工作處統一按畢業生就業報到證上簽發的單位或錄取院校地址通過機要方式轉遞。

      6、 暫時未落實就業單位的學生,其檔案在簽訂《畢業生檔案托管告知書》后可暫存學校兩年,由學生工作處學生管理科統一管理;留檔期間檔案需要轉遞,由學生本人或代辦人憑《就業報到證》到學生工作處學生管理科辦理;兩年期滿,學生檔案由學校轉回生源所在地的人事部門。

      7、 檔案主管單位(學生工作處、學院)必須建立詳細的檔案轉入、轉出記錄,以備查詢。

      第六章紀律要求

      第十七條 查閱學生檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料,未經允許不得擅自拍攝、復制檔案內容。確需拍攝、復制檔案有關內容,必須經學院主管學生工作書記或副書記同意并報學生工作處批準后方可進行,復印件與原件核對無誤后注明復印日期并加蓋學生所在學院黨委的印章,才能生效。

      第十八條 查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容,因工作需要摘記檔案內容時,應經學院主管學生工作書記或副書記同意。摘記材料要妥善保管,不得丟失及私自存放。

      第十九條 學生工作處不定期對各學院的檔案管理進行抽查,對利用職權違反檔案管理的工作人員,責令其改正,構成違紀的,由學校給予紀律處分,情節嚴重構成犯罪的,依法追究其刑事責任。

      第七章

      第二十條 本辦法解釋權歸學生工作處。

      第二十一條 本辦法自發文之日起執行。

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